Co powinna zawierać umowa z firmą od strony WWW: kompletny przewodnik

Zlecenie wykonania strony internetowej to dla małej firmy inwestycja liczona w tysiącach złotych, a źle skonstruowana umowa potrafi zamienić ją w źródło wielomiesięcznych problemów: od strony, której nie można edytować, po domenę zarejestrowaną na wykonawcę. Ten przewodnik powstał z powtarzających się schematów konfliktów między klientami a wykonawcami. Znajdziesz w nim zapisy, których należy szukać w umowie, oraz te, które powinny zapalić czerwoną lampkę.

Jedno zastrzeżenie na start: artykuł opisuje dobre praktyki i podstawowe ramy prawne, ale nie zastępuje porady prawnej. Przy większych projektach godzina konsultacji z prawnikiem kosztuje ułamek tego, co potrafi kosztować zły kontrakt.

Zakres prac: fundament każdej umowy

Zanim zakres trafi do umowy, warto porównać propozycje wykonawców według tych samych kryteriów. Poradnik porównywania ofert pomaga rozdzielić wykonanie, utrzymanie, dostęp do projektu i testy odbioru.

Najczęstszym źródłem sporów jest rozmyta definicja tego, co właściwie ma powstać. „Nowoczesna strona internetowa" czy „profesjonalna witryna firmowa" nie znaczą nic konkretnego i zostawiają wykonawcy pełną dowolność interpretacji.

Rzetelna specyfikacja określa:

Strukturę strony: liczbę podstron, ich nazwy i hierarchię (np. strona główna, o nas, oferta z czterema podstronami usług, realizacje, kontakt). Wykonawca, który nie umie podać struktury przed podpisaniem umowy, nie przeprowadził analizy przedprojektowej.

Funkcjonalności: każdą interaktywną funkcję z nazwy: formularz kontaktowy, galeria, mapa dojazdu, newsletter, system rezerwacji. Funkcja niewpisana do umowy to funkcja, za którą można Cię później obciążyć dodatkowo.

Responsywność: zapis o dostosowaniu do urządzeń mobilnych jest dziś standardem, ale warto mieć go na piśmie, tym bardziej że strona niedziałająca na telefonie w praktyce nie istnieje w Google.

Technologię wykonania. To decyzja o długofalowych konsekwencjach, więc umowa powinna ją nazywać wprost:

• CMS (np. WordPress): samodzielna edycja treści przez panel, ale konieczność regularnych aktualizacji systemu i wtyczek;
• kreatory (Wix, Squarespace): proste w obsłudze, lecz uzależniają od platformy i jej cennika;
• czysty kod (HTML/CSS/JS): maksymalna szybkość i brak aktualizacji do pilnowania, ale edycja treści wymaga podstaw kodu albo wsparcia wykonawcy (jak powstaje taka strona, opisuję osobno).

Materiały graficzne: kto dostarcza zdjęcia i grafiki, skąd pochodzą (bank zdjęć, sesja) i czy licencje na nie obejmują Twoją firmę.

Czerwona flaga: zakres prac opisany jednym zdaniem albo odwołanie do „ustaleń mailowych" bez załączenia tych ustaleń jako integralnej części umowy.

Prawa autorskie: tu przedsiębiorcy tracą najwięcej

Zapłacenie za stronę nie czyni Cię automatycznie jej właścicielem w sensie prawnym. Prawa autorskie przechodzą na Ciebie tylko wtedy, gdy umowa wyraźnie to przewiduje i tylko w formie, której wymaga ustawa.

Forma umowy o przeniesienie praw. Art. 53 ustawy o prawie autorskim wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jej elektronicznym odpowiednikiem jest oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykła akceptacja mailem, faktura lub ustne zapewnienie nie wystarczają do przeniesienia autorskich praw majątkowych. Nie przesądza to samo w sobie o braku licencji niewyłącznej; jej zakres wymaga odrębnego ustalenia^[1].

Pola eksploatacji. Umowa obejmuje tylko pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione (art. 41 ust. 2 ustawy). Standardowo: utrwalanie i zwielokrotnianie, rozpowszechnianie w internecie, modyfikowanie. Bez pola „modyfikowanie" zmiana własnej strony bez zgody wykonawcy jest formalnie wątpliwa.

Prawa osobiste zostają przy twórcy. Autorskich praw osobistych (m.in. oznaczania utworu nazwiskiem) nie da się zbyć, dlatego dobre umowy zawierają zobowiązanie twórcy do ich niewykonywania, np. zgodę na modyfikacje i publikację bez oznaczania autorstwa.

Kod źródłowy zależy od technologii. Przy stronie na WordPressie wykonawca korzysta z cudzych szablonów i wtyczek. Nie może przenieść praw, których sam nie ma; przenosi prawa do własnych modyfikacji, a z szablonów korzystasz na ich licencjach (w ekosystemie WordPressa zwykle GPL). Przy stronie pisanej od zera w czystym kodzie możliwe jest przeniesienie praw do całości. Umowa powinna rozróżniać trzy warstwy: elementy autorskie wykonawcy (prawa przechodzą na Ciebie), elementy licencjonowane (szablony, wtyczki) i elementy zewnętrzne (fonty, biblioteki, działasz na ich licencjach).

Czerwona flaga: brak jakiejkolwiek wzmianki o prawach autorskich. Bywa to celowa „dźwignia" na klienta, który zechce kiedyś zmienić dostawcę.

Przekazanie dostępów: pełna kontrola nad własną stroną

Po zakończeniu projektu powinien trafić do Ciebie komplet dostępów, a umowa powinna wymieniać je z nazwy:

• panel administracyjny (przy CMS): konto z uprawnieniami administratora, nie redaktora; tylko administrator ma pełną kontrolę,
• hosting: dane do panelu albo przynajmniej zagwarantowana możliwość migracji; jeśli strona stoi na serwerze wykonawcy, umowa musi określać warunki jej wydania (jak wybrać własny hosting, opisuję osobno),
• domena: zarejestrowana na Twoje dane jako abonenta, nie „na firmę" wykonawcy; przy konflikcie z wykonawcą-abonentem możesz stracić adres, pod którym znają Cię klienci,
• FTP/SFTP: bezpośredni dostęp do plików; przy stronach bez CMS to podstawowe narzędzie edycji,
• baza danych: jeśli strona jej używa.

Umowa powinna też wskazywać termin przekazania. Standardem jest odbiór końcowy i uregulowanie płatności. Unikaj zapisów odraczających wydanie dostępów do „końca okresu gwarancyjnego".

Czerwona flaga: wykonawca odmawia wpisania obowiązku przekazania pełnych dostępów albo proponuje, że „sam będzie zarządzał kwestiami technicznymi". To klasyczny mechanizm uzależnienia klienta.

Harmonogram i odbiory etapowe

Profesjonalna realizacja przebiega etapami, a każdy etap kończy się formalnym odbiorem. To chroni obie strony. Typowy podział: analiza i makiety → projekt graficzny → wdrożenie (kodowanie) → testy i poprawki → publikacja z przekazaniem dostępów i instruktażem.

Poza terminami etapów warto zapisać: ile czasu masz na zgłoszenie uwag po każdym etapie, co dzieje się przy niedotrzymaniu terminu przez którąkolwiek stronę i czy opóźnienia po Twojej stronie (np. niedostarczenie materiałów) przesuwają harmonogram.

Czerwona flaga: brak harmonogramu albo tylko ogólnikowe „realizacja w 4–6 tygodni" bez punktów kontrolnych, tracisz możliwość reakcji, gdy projekt zmierza w złą stronę.

Warunki płatności

Harmonogram płatności jest warunkiem do uzgodnienia, a nie obowiązkiem prawnym. Przykładowy podział 30% przy podpisaniu, 30% po akceptacji projektu i 40% po odbiorze pokazuje jeden wariant rozliczenia. Każdą transzę warto powiązać z konkretnym rezultatem. Możliwa jest również płatność po odbiorze: w aktualnym pakiecie nowej strony KrokDo nie ma zaliczki, a płatność następuje po akceptacji działającej strony. Porównanie wymaga zakresu i warunków danej oferty.

Zaliczka i zadatek mają różne skutki. Zadatek reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego, z uwzględnieniem odmiennego zastrzeżenia umownego lub zwyczaju. Przy niewykonaniu umowy przez jedną stronę może uprawniać drugą do odstąpienia i zatrzymania zadatku albo żądania dwukrotności. Nie oznacza to, że każde zakończenie współpracy automatycznie wywołuje taki skutek. Znaczenie mają przyczyna, odpowiedzialność stron i treść umowy; przepis określa też przypadki zwrotu zadatku. Zasady rozliczenia obu rodzajów wpłat powinny być jasne przed podpisaniem.

W zapisach o płatnościach powinny się znaleźć: kwoty lub procenty transz, terminy płatności, podstawa wystawienia faktury (protokół odbioru, mail z akceptacją), jednoznaczność netto/brutto.

Czerwona flaga: 100% płatności przed rozpoczęciem prac albo „koszty dodatkowe" bez specyfikacji.

Poprawki i zmiany w trakcie realizacji

Standardem rynkowym są 2–3 rundy poprawek wliczone w cenę na etapie projektu graficznego i wdrożenia. Umowa powinna precyzować liczbę rund, termin zgłaszania uwag oraz definicję poprawki. Korekta istniejących elementów to co innego niż dodanie nowych.

Zmiany wykraczające poza zakres (nowa funkcjonalność, zmiana koncepcji po akceptacji grafiki) uczciwie podlegają dodatkowej wycenie, ale umowa powinna określać procedurę: zgłoszenie na piśmie, wycena, Twoja akceptacja przed rozpoczęciem prac dodatkowych.

Czerwona flaga w obie strony: brak jakichkolwiek zapisów o poprawkach (każda zmiana staje się pretekstem do dopłat) albo „nielimitowane poprawki" (projekt bez końca, cierpi na tym każda ze stron).

Gwarancja, rękojmia i wsparcie po wdrożeniu

Wykonawcy typowo oferują gwarancję na wykonane prace na 3–12 miesięcy: usuwanie błędów w kodzie, problemów z wyświetlaniem, usterek funkcjonalności. Gwarancja zwykle nie obejmuje skutków Twoich modyfikacji ani problemów po stronie hostingu; przy CMS także awarii po samodzielnych aktualizacjach.

Warto jednak wiedzieć, że gwarancja umowna to uprawnienie dodatkowe. Niezależnie od niej strona internetowa jako dzieło podlega rękojmi za wady na zasadach Kodeksu cywilnego (art. 638 k.c. odsyła do przepisów o rękojmi przy sprzedaży). Haczyk: w umowie między przedsiębiorcami rękojmię można wyłączyć (art. 558 § 1 k.c.). Sprawdź więc, czy Twoja umowa nie robi tego jednym niepozornym zdaniem. Od 2021 r. jednoosobowy przedsiębiorca zawierający umowę spoza swojej branży korzysta dodatkowo z części ochrony konsumenckiej, m.in. przed klauzulami abuzywnymi^[2].

Na etapie umowy ustal też warunki po gwarancji: czy wykonawca oferuje opiekę techniczną, jaka jest stawka prac zleconych i deklarowany czas reakcji.

Czerwona flaga: brak jakiejkolwiek gwarancji, gwarancja uwarunkowana wykupieniem płatnego pakietu opieki albo ciche wyłączenie rękojmi.

Zakończenie współpracy

Nie każda współpraca dobiega końca zgodnie z planem, więc umowa powinna przewidywać scenariusze wyjścia.

Przed ukończeniem projektu: jaką część wynagrodzenia zatrzymuje wykonawca za prace wykonane, czy przekazuje materiały wypracowane do momentu rozwiązania i kto ma do nich prawa. Uczciwy zapis: rozliczenie proporcjonalne do zaawansowania, z wydaniem tego, za co zapłacono.

Przy usługach cyklicznych (hosting, opieka, pozycjonowanie): okres wypowiedzenia (standard to miesiąc), zasady automatycznego przedłużania oraz los danych i dostępów po zakończeniu współpracy.

Czerwona flaga: wypowiedzenie dłuższe niż 3 miesiące, wysokie opłaty za wcześniejsze rozwiązanie, okresy minimalne rzędu 24 miesięcy bez możliwości wyjścia.

Poufność i dane osobowe

Jeśli strona będzie zbierać dane (formularze, newsletter), wykonawca może mieć do nich dostęp podczas prac i utrzymania. Umowa powinna zawierać zobowiązanie do poufności oraz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. To wymóg art. 28 RODO, nie uprzejmość. Do tego zobowiązanie do usunięcia danych po zakończeniu współpracy.

Przekazujesz też wykonawcy wiedzę o swojej firmie i planach. Przy wrażliwych informacjach biznesowych zasadna jest klauzula poufności (NDA).

Czerwona flaga: umowa na stronę z formularzami, która w ogóle nie odnosi się do danych osobowych.

Lista kontrolna przed podpisaniem

• Zakres: lista podstron i funkcjonalności, technologia, ustalenia o materiałach graficznych.
• Prawa autorskie: przeniesienie praw majątkowych na piśmie, wymienione pola eksploatacji (w tym modyfikowanie), rozróżnienie elementów autorskich i licencjonowanych.
• Dostępy: hosting, domena na Twoje dane, FTP, panel administratora, baza danych; termin przekazania.
• Harmonogram: etapy, terminy, procedura odbiorów i zgłaszania uwag.
• Płatności: transze powiązane z etapami, terminy, netto/brutto, zaliczka czy zadatek.
• Poprawki: liczba rund w cenie, definicja poprawki, wycena prac dodatkowych przed ich rozpoczęciem.
• Gwarancja: okres i zakres; sprawdzone, czy umowa nie wyłącza rękojmi.
• Wyjście: rozliczenie przy zerwaniu, okres wypowiedzenia usług cyklicznych, los danych i dostępów.
• Dane: klauzula poufności, umowa powierzenia (art. 28 RODO).

Podsumowanie

Dobra umowa nie służy „przyłapaniu" wykonawcy. Tworzy jasne ramy, w których obu stronom pracuje się spokojnie. Profesjonalista nie obrazi się za precyzyjne zapisy; zwykle docenia klienta, który wie, czego chce. Jeśli natomiast projekt umowy jest lakoniczny, a pytania o szczegóły budzą zniecierpliwienie, to informacja o wykonawcy cenniejsza niż jego portfolio.

Zastrzeżenie uczciwości

Ten artykuł opisuje dobre praktyki rynkowe i podstawowe przepisy, ale nie jest poradą prawną. Stan prawny (zwłaszcza na styku umów B2B i ochrony konsumenckiej) bywa złożony i zmienia się. „Standardy rynkowe" (rundy poprawek, długość gwarancji, model 30/30/40) to praktyka, nie przepis. Można je negocjować. Piszę też z pozycji wykonawcy stron, więc oceń sam, czy moje rady nie sprzyjają którejś ze stron; starałem się, by chroniły obie.

Jeśli chcesz porozmawiać o stronie z umową, w której wszystkie powyższe punkty są uregulowane z góry, w KrokDo pracuję właśnie tak: pełne przekazanie dostępów i praw, bez mechanizmów uzależniania klienta.

Źródła

1. Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych: art. 16 (prawa osobiste), art. 41 ust. 2 (pola eksploatacji), art. 53 (forma pisemna pod rygorem nieważności), art. 67 ust. 5 (licencja wyłączna). isap.sejm.gov.pl
2. Kodeks cywilny: art. 394 (zadatek), art. 558 § 1 (modyfikacja i wyłączenie rękojmi), art. 638 (rękojmia za wady dzieła), art. 385⁵ (ochrona przedsiębiorcy na prawach konsumenta). isap.sejm.gov.pl
3. RODO, art. 28: obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania z podmiotem przetwarzającym dane w imieniu administratora. eur-lex.europa.eu
4. Licencjonowanie WordPressa (GPL): rdzeń WordPressa i pochodne na licencji GPLv2+. wordpress.org/about/license

Stan prawny i praktyki rynkowe zweryfikowano 2 lipca 2026 r. Przed podpisaniem nietypowej lub wysokokwotowej umowy skonsultuj się z prawnikiem.